Termin szkolenia:
19 kwietnia 2024r. Szkolenie on-line! Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
24 kwietnia 2024r. Szkolenie on-line! Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
8 maja 2024r. Szkolenie on-line! Trwa rekrutacja!
20 maja 2024r. Szkolenie on-line! Trwa rekrutacja!
3 czerwca 2024r. Szkolenie on-line! Trwa rekrutacja!
24 kwietnia 2024r. Lublin Trwa rekrutacja!
8 maja 2024r. Łódź Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
15 maja 2024r. Gdańsk Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
22 maja 2024r. Warszawa Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
27 maja 2024r. Wrocław Trwa rekrutacja!
Czas trwania szkolenia: 1 dzień, godz.9-15.00
Adresaci szkolenia:
Archiwiści zakładowi, pracownicy składnic akt, koordynatorzy czynności kancelaryjnych współpracujący z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.
Cel szkolenia:
- Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii / archiwum jednostki organizacyjnej
- Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo-płacowej z uwzględnieniem Rozporządzenia RODO, nowej Ustawy ODO i Kodeksu Pracy
Program szkolenia ( nowy ulepszony o nowe moduły program szkolenia):
I. Wprowadzenie do problematyki.
- Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury?
- Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
- Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
- Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego
- Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC. Ekspertyza archiwalna.
II. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.
- Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
- Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
- Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
- Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
- System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic. Skład chronologiczny, skład informatycznych nośników danych
- Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
- Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych.
III. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.
IV. Profesjonalne archiwum zakładowe.
- Zasób archiwum zakładowego
- Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
- Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
- Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
- Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
- Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów.
V. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.
- Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
- Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą brakującą dokumentacje. Stosowane formularze. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
- Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowa zakazująca dalszego przetwarzania
- Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty, stosowane formularze
- Procedura skontrum: kiedy należy przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej, stosowane formularze
- Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy,
- Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze
- Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
Koszt szkolenia stacjonarnego: 400pln netto/os.+ 23% VAT
Koszt szkolenia on-line: 350pln netto/os.+ 23% VAT
Rabat: 10% przy zgłoszeniu 2-3 osób!
zw. z VAT dla opłacających szkolenie w 70% lub całości ze środków publicznych
(wymagane wypełnienie oświadczenia będącego złącznikiem do zgłoszenia na kurs)
Faktura z terminem płatności po odbyciu szkolenia ( do 14 dni), a dla osób prywatnych do 7 dni po szkoleniu.
Cena obejmuje:
- Trenera eksperta w temacie szkolenia
- Wsparcie poszkoleniowe Trenera
- Klimatyzowaną salę szkoleniową
- Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia
- Kompleksowe materiały szkoleniowe
- Serwis kawowy oraz Lunch
- Grupy 5- 12 osobowe, dające gwarancję przećwiczenia wszelkich elementów szkolenia oraz warunki sprzyjające łatwej wymianie informacji, konsultacji i integracji
- Dostęp do systemu ClicMeeting służącemu przeprowadzenia szkolenia w formule on-line.
Szkolenie Archiwum zakładowe – przygotowanie do kompleksowej opieki nad archiwum zakładowym lub składnicą akt organizujemy również w formie zamkniętej dla min. 5 osób.
Wszystkie nasze szkolenia otwarte możemy również przeprowadzić dla Państwa w formule on-line wewnątrzfirmowej.
