Nowelizacja Ustawy Archiwalnej, RODO a Archiwa, prowadzenie Akt Osobowych

Termin szkolenia:

  • 2 marca 2020r. Kraków Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
  • 13 marca 2020r. Poznań Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
  • 23 marca 2020r. Lublin Trwa rekrutacja! 
  • 27 marca 2020r. Katowice Trwa rekrutacja! 
  • 10 kwietnia 2020r. Warszawa
  • 30 kwietnia 2020r. Wrocław
  • 7 maja 2020r. Gdańsk
  • 22 maja 2020r. Poznań
  • 18 czerwca 2020r. Kraków
  • 26 czerwca 2020r. Lublin

Czas trwania szkolenia:  1 dzień, godz 9.00-17.00

Cel szkolenia:
Kompleksowe zapoznanie się ze zmianami wprowadzonymi w przepisach w roku 2019r, a mających istotne znaczenie dla prowadzenia archiwów zakładowych/ składnic akt

Adresaci szkolenia:
Archiwiści zakładowi, pracownicy składnic akt, osoby przekazujące akta, koordynatorzy czynności kancelaryjnych

Program szkolenia:

I. Zakres zmian w Ustawie o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach
1. Zakres i przedmiot zmian.
2. Nowe obowiązki Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
3. Nowe obowiązki archiwów państwowych w zakresie bezpieczeństwa danych.
4. Aktualizacja obowiązków informacyjnych o ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt.

II. Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt wynikające z nowelizacji Ustawy
1. Obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień.
2. Prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt:
a) Ograniczenie prawa do bycia zapomnianym
b) Ograniczenie prawa do sprostowania
c) Ograniczenie prawa dostępu do danych.
3. Obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne.
4. Zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych.

III. Zabezpieczenie danych w archiwum zgodnie z nowelizacją Ustawy
1. Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji
2. Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów.
3. Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień.
4. Prowadzenie rejestru zawartych umów.

IV. Archiwa a RODO:
1. Współpraca Administratora Danych Osobowych (ADO)\ Inspektora Ochrony Danych (IOD) z Archiwistą zakładowym \osobą zajmującą się archiwum \składnicą: nowe obowiązki i zadania archiwisty.
2. Podstawowe definicje prawne RODO a ich zastosowanie w archiwach zakładowych/ składnicach akt.
3. Zasady przetwarzania danych osobowych w archiwach \składnicach akt:
-zasada legalności
-zasada celowości
-zasada ograniczenia czasowego.

V. Archiwum zgodne z RODO w 13 krokach
1. Jakie wymogi formalne trzeba spełnić i jakie środki wdrożyć?

VI. Zagadnienia praktyczne
1. W jakich sytuacjach można przetwarzać dane osobowe bez uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych?
2. Kwestia udostępniania dokumentacji – dane osobowe zwykłe a wrażliwe.
3. Karta udostępnienia, karta wypożyczenia.
4. Incydenty przetwarzania danych osobowych w archiwach, zgłaszanie i podejmowanie czynności przez archiwistę.
5. Dokumentacja osób nieżyjących.
6. Dokumentacja medyczna.
7. Kwerendy w zasobie archiwum zakładowego.
8. Środki techniczne i organizacyjne przetwarzania danych osobowych w archiwach wdrażane zgodnie z zasadą adekwatności.
9. Udostępnianie skanów dokumentów w Internecie, np. skany ksiąg parafialnych gdzie występują dane osobowe. Czy możemy udostępniać takie skany, jeżeli nie mamy wiedzy czy dana osoba żyje?
10. Czy możemy udostępniać w formie prezentacji (publicznie na wystawach) zdjęcia osób (np. pracowników) bez uzyskania zgody na udostępnienie wizerunku? Czy zgoda każdej osoby ze zdjęcia jest wymagana?
11. Czy można przesyłać mailem spisy akt osobowych z jednostki organizacyjnej do Archiwum Państwowego?
12. Czy można robić fotografie dokumentów zawierających dane osobowe w czasie przeprowadzania kontroli lub ekspertyzy archiwalnej w jednostkach nadzorowanych przez Archiwa Państwowe?
13. Czy Archiwum powinno prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych?

VII. Technika prowadzenia akt osobowych pracownika:
1. Akta osobowa pracownika. Podział akt osobowych pracownika na cztery części.
2. Gromadzenie kopii wymaganych dokumentów związanych z zatrudnieniem.
3. Akta osobowe pracownika przy pierwszym przejęciu do zakładu pracy i przy ponownym zatrudnieniu.
4. Pozostała dokumentacja prowadzona w związku ze stosunkiem pracy.

VIII. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, ochrona danych osobowych z uwzględnieniem zmian w przepisach prawa:
1. Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej.
2. Upoważnienia udzielone osobom przetwarzającym dane osobowe.
3. Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
4. Techniczno-organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych – Jakie zastosowa
5. środki zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych?

IX. Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.:
1. Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
2. Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
3. Zmiany w prowadzeniu akt osobowych wprowadzone w dniu 1 stycznia 2019 r.

X. Zadanie praktyczne – przekazywanie akt osobowych byłych pracowników do archiwum zakładowego/ składnicy akt. Omówienie spisów zdawczo-odbiorczych.

XI. Powtórzenie.

Koszt szkolenia: 390pln netto/os.+ 23% VAT
Rabat: 10% przy zgłoszeniu 2-3 osób!

zw. z VAT dla opłacających szkolenie w 70% lub całości ze środków publicznych
(wymagane wypełnienie oświadczenia będącego złącznikiem do zgłoszenia na kurs)

W przypadku jednostek budżetowych istnieje możliwość wystawienia faktury z terminem płatności po odbyciu szkolenia.

Cena obejmuje:

Trenera eksperta w temacie szkolenia
Wsparcie po szkoleniowe Trenera
Certyfikat ukończenia szkolenia
Klimatyzowaną salę szkoleniową
Kompleksowe materiały szkoleniowe
Serwis kawowy
Lunch
Grupy do 12 osób, dające gwarancję przećwiczenia wszelkich elementów szkolenia oraz warunki sprzyjające łatwej wymianie informacji, konsultacji i integracji.

Szkolenie  Kompendium zmian wprowadzonych w archiwach zakładowych i składnicach akt w 2019 roku (  Nowelizacja Ustawy Archiwalnej, RODO a Archiwa, prowadzenie Akt Osobowych) organizujemy również w formie zamkniętej ( w siedzibie Firmy).

 

ZAPISZ SIĘ NA SZKOLENIE ONLINE!