Szkolenie jest organizowane w formie zamkniętej.

Czas trwania szkolenia: 1 dzień, godz.9-17.00

Cel szkolenia: Zapoznanie uczestników szkolenia z obiegiem dokumentacji w podmiocie stosującym system bezdziennikowy ze szczególnym uwzględnieniem zadań realizowanych przez poszczególne komórki. W trakcie szkolenia nastąpi również omówienie najczęstszych problemów związanych z wprowadzeniem systemu oraz sposoby jak z nimi sobie radzić.

Grupa docelowa: Osoby na stanowiskach decyzyjnych, kierownicy, pracownicy punktów kancelaryjnych, sekretariatów, referenci w komórkach merytorycznych i pozostali pracownicy uczestniczący w obiegu dokumentacji w podmiocie.

Program szkolenia:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacja w podmiocie oraz wprowadzania normatywów kancelaryjno- archiwalnych

1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z nowelizacją z dn. 20 marca 2015 roku
2) Przepisy wykonawcze:
a) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
b) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.

II. Instrukcja Kancelaryjna a system bezdziennikowy w podmiocie

1. Wybór systemu kancelaryjnego- zalety i wady
2. Opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
3. Spis spraw oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt- najważniejsze części składowe nowego systemu (Jak opracować prawidłowy JRWA)
4. Nowe zadania Kancelarii/ Sekretariatu
5. Nadawanie znaku sprawy
6. Podstawowe punkty zatrzymania pisma, obieg pisma w systemie bezdziennikowym, zagadnienie skanowania (opcjonalnie)
7. Prawidłowe zakładanie i prowadzenie teczek aktowych w komórkach organizacyjnych
8. Teczka rzeczowa i podteczka, spis spraw- na co należy zwrócić uwagę
9. Postępowanie z pismami otrzymanymi do wiadomości
10. Postępowanie z dokumentacją elektroniczną
11. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego: porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych, opisywanie teczek, sporządzanie ewidencji
12. Proces zatwierdzenia/ zaopiniowania normatywów jednostki w Archiwum Państwowym

III. Instrukcja archiwalna- jak prawidłowo zorganizować archiwum w Podmiocie

1. Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
2. Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
3. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
4. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczo-odbiorczy, wykaz spisów)
5. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
6. Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
8. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
9. Nowe zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
10. Sprawozdawczość archiwum zakładowego
11. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki

IV. Wprowadzenie nowego systemu kancelaryjnego- problematyka

1. Efektywne sposoby wprowadzania systemu bezdziennikowego
2. Typowe problemy: niechęć pracowników, unikanie stosowania spisu spraw, JRWA oraz Instrukcji Kancelaryjnej, system -mieszany

V. Dyskusja

Koszt szkolenia: 350pln netto/os.+ 23% VAT
Rabat: 10% przy zgłoszeniu 2-3 osób!

zw. z VAT dla opłacających szkolenie w 70% lub całości ze środków publicznych
(wymagane wypełnienie oświadczenia będącego złącznikiem do zgłoszenia na kurs)

Cena obejmuje:

• Trenera eksperta w temacie szkolenia
• Wsparcie po szkoleniowe Trenera
• Certyfikat ukończenia szkolenia
• Klimatyzowaną salę szkoleniową
• Kompleksowe materiały szkoleniowe
• Serwis kawowy
• Lunch
• Grupy do 12 osób, dające gwarancję przećwiczenia wszelkich elementów szkolenia oraz warunki sprzyjające łatwej wymianie informacji, konsultacji i integracji

Szkolenie  Wprowadzenie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego w podmiocie organizujemy również w formie zamkniętej.