Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura i najczęstsze błędy

1. Czym jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej?

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to proces wyłączania z zasobu tych akt, które po upływie obowiązkowego okresu przechowywania nie mają już wartości praktycznej ani prawnej. Dotyczy to dokumentacji oznaczonej kategoriami innymi niż „A”, czyli przede wszystkim kategorii „B” oraz, w zależności od normatywów, również innych oznaczeń przewidzianych w JRWA.

W praktyce oznacza to, że jednostka nie może usuwać dokumentów „na oko”. Każdy etap musi wynikać z obowiązujących norm kancelaryjno-archiwalnych, a sama decyzja o brakowaniu powinna być poprzedzona analizą:

• co dokument zawiera,
• jaką ma kategorię archiwalną,
• czy minął już wymagany okres przechowywania,
• czy dokumentacja nie jest nadal potrzebna do celów służbowych, kontrolnych, dowodowych lub prawnych.

Ważne jest też rozróżnienie pomiędzy dokumentacją niearchiwalną a materiałami archiwalnymi. Te drugie nie podlegają brakowaniu, ponieważ mają wartość historyczną i podlegają trwałemu przechowywaniu.

2. Kiedy można rozpocząć brakowanie?

Brakowanie można rozpocząć dopiero wtedy, gdy spełnione są wszystkie warunki formalne i merytoryczne. Najważniejsze z nich to:

• upłynął okres przechowywania wskazany w JRWA lub innych obowiązujących przepisach,
• dokumentacja została prawidłowo zakwalifikowana,
• została sprawdzona pod kątem przydatności praktycznej i prawnej,
• jednostka posiada kompletną ewidencję akt,
• zachowana jest zgodność z procedurą obowiązującą w danej instytucji.

To bardzo istotne, ponieważ zbyt wczesne zniszczenie dokumentacji może skutkować problemami podczas kontroli, sporów sądowych, postępowań administracyjnych albo przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

3. Procedura brakowania krok po kroku

Prawidłowa procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej zwykle obejmuje kilka etapów.

1

Weryfikacja dokumentacji

Na początku należy przejrzeć dokumentację i ustalić, czy rzeczywiście kwalifikuje się do brakowania. Sprawdza się kategorię archiwalną, daty skrajne, kompletność akt i ewentualne ograniczenia wynikające z odrębnych przepisów.

2

Wytypowanie akt do brakowania

Po weryfikacji wyodrębnia się te jednostki, których okres przechowywania upłynął. W tym momencie warto zachować dużą ostrożność, szczególnie przy dokumentacji kadrowej, finansowej i sprawach o dłuższym cyklu życia.

3

Sporządzenie spisu i dokumentacji brakowania

Następnie przygotowuje się odpowiednie zestawienie akt przeznaczonych do brakowania. Taka dokumentacja ma wykazać, co dokładnie zostało wytypowane do zniszczenia i na jakiej podstawie.

4

Uzyskanie wymaganych opinii lub zgódUzyskanie wymaganych opinii lub zgód

W jednostkach objętych nadzorem archiwalnym procedura brakowania może wymagać uzyskania opinii albo zgody właściwego archiwum państwowego. To etap, którego nie wolno pomijać, bo właśnie tutaj najczęściej pojawiają się błędy formalne.

5

Fizyczne lub techniczne zniszczenie dokumentacji

Dopiero po dopełnieniu formalności można przejść do bezpiecznego zniszczenia akt. Chodzi o taki sposób likwidacji, który uniemożliwia odtworzenie treści dokumentów i zapewnia ochronę danych osobowych oraz informacji wrażliwych.

6

Aktualizacja ewidencji

Po zakończeniu procesu należy odnotować brakowanie w ewidencji archiwalnej i uporządkować dokumentację pomocniczą. To ważne, bo archiwum musi mieć pełny obraz tego, co zostało przekazane, zatrzymane lub wyłączone z zasobu.

4. Najczęstsze błędy przy brakowaniu dokumentacji

W praktyce błędy przy brakowaniu powtarzają się zaskakująco często. Oto te, które pojawiają się najczęściej.

Brak sprawdzenia kategorii archiwalnej

To podstawowy błąd. Dokumenty bywają traktowane jako „stare” i niepotrzebne, mimo że ich kategoria archiwalna wskazuje na dłuższy okres przechowywania albo trwałe zachowanie.

Zbyt szybkie niszczenie akt

Część jednostek chce przyspieszyć porządkowanie dokumentacji i usuwa akta przed upływem wymaganego terminu. To ryzykowne i może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Brak kompletnej dokumentacji brakowania

Jeżeli brakowaniu nie towarzyszy właściwy spis, protokół lub inna wymagana dokumentacja, cały proces staje się trudny do obrony podczas kontroli.

Pomijanie zgód lub opinii

W wielu instytucjach nie wystarczy samo wewnętrzne przekonanie, że dokumenty można usunąć. Konieczne są jeszcze formalne kroki przewidziane procedurą.

Mieszanie dokumentacji archiwalnej z niearchiwalną

To jeden z najgroźniejszych błędów. Materiały archiwalne muszą zostać zachowane, a ich omyłkowe brakowanie może być nieodwracalne.

Niewłaściwe zniszczenie dokumentów

Niszczenie „na zwykłej niszczarce” bez kontroli, bez procedury i bez potwierdzenia wykonania czynności bywa niewystarczające, zwłaszcza gdy dokumentacja zawiera dane osobowe lub informacje poufne.

Brak przeszkolenia pracowników

Brakowanie często wykonują osoby, które nie mają doświadczenia w archiwistyce. Wtedy rośnie ryzyko pomyłek przy klasyfikacji, opisie i ocenie dokumentów.

5. Brakowanie dokumentacji elektronicznej

Coraz częściej problem dotyczy nie tylko teczek papierowych, ale również dokumentacji elektronicznej. W tym przypadku procedura musi uwzględniać:

• sposób przechowywania plików,
• metadane,
• system EZD lub inny system kancelaryjny,
• zgodność z polityką retencji,
• bezpieczeństwo danych przy usuwaniu zapisów elektronicznych.

Brakowanie dokumentacji elektronicznej nie polega wyłącznie na skasowaniu pliku. Trzeba jeszcze zadbać o to, by proces był odnotowany w systemie, a wszelkie powiązane dane zostały usunięte lub zabezpieczone zgodnie z procedurą jednostki.

FAQ

Czy każdą dokumentację niearchiwalną można od razu wybrakować?

Nie. Najpierw trzeba sprawdzić kategorię archiwalną, okres przechowywania i obowiązujące procedury.

Czy brakowanie dotyczy także dokumentacji elektronicznej?

Tak, ale w przypadku dokumentacji cyfrowej trzeba dodatkowo uwzględnić systemy informatyczne, metadane i zasady bezpieczeństwa.

Kto powinien prowadzić brakowanie dokumentacji?

Najczęściej osoba odpowiedzialna za archiwum zakładowe, składnicę akt albo pracownik wyznaczony przez jednostkę, po wcześniejszym przeszkoleniu.

Czy można brakować dokumenty bez konsultacji z archiwum?

W wielu przypadkach nie. Wymagana może być opinia lub zgoda właściwego archiwum państwowego zgodnie z procedurą obowiązującą w danej jednostce.

Dlaczego brakowanie dokumentacji jest tak ważne?

Bo pozwala utrzymać porządek w zasobie, ograniczyć koszty przechowywania, poprawić bezpieczeństwo informacji i wyeliminować dokumenty, które nie mają już wartości użytkowej.

7. Szkolenie z brakowania i archiwizacji

Jeśli chcesz przećwiczyć brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w praktyce, w aktualnej ofercie SUKCES Centrum Rozwoju znajdziesz szkolenia, które dobrze uzupełniają ten temat.