EZD – elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Czy Twój urząd jest gotowy?

1. Czym jest EZD i dlaczego to ważne?

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) to system teleinformatyczny, który służy do dokumentowania przebiegu załatwiania. Jak i rozstrzygania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie publicznym. Oznacza to w praktyce, że wszystkie kluczowe operacje na dokumentach rejestracja, dekretacja, akceptacja, wysyłka i archiwizacja odbywają się w środowisku elektronicznym, a nie papierowym.

Waga EZD wynika z kilku nałożonych na siebie procesów. Obowiązujące przepisy instrukcji kancelaryjnej wskazują EZD jako jeden z dopuszczalnych systemów dokumentowania spraw. Następnie wdrożenie e-doręczeń, które stało się obowiązkiem dla podmiotów publicznych jest znacznie sprawniejsze w jednostce pracującej w systemie EZD. Wreszcie, Strategia Cyfryzacji Polski zakłada stopniowe eliminowanie dokumentacji papierowej w podmiotach publicznych, co nadaje wdrożeniu EZD charakter nieuchronny, a nie dobrowolny.

2. Kogo obowiązuje EZD i od kiedy?

Obowiązek stosowania EZD jako podstawowego systemu dokumentowania wynika z decyzji kierownika jednostki, który na podstawie obowiązujących przepisów instrukcji kancelaryjnej wskazuje, czy podmiot stosuje system tradycyjny, czy EZD. Oznacza to, że nie wszystkie jednostki są zobowiązane do natychmiastowego wdrożenia EZD jednak te, które już podjęły tę decyzję lub są do niej przymuszane przez organ nadzorujący, muszą wdrożyć system zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Obowiązek stosowania EZD dotyczy w szczególności:

• organów administracji rządowej i jednostek im podległych, które decyzją ministra lub organu nadrzędnego przeszły lub przechodzą na EZD
• jednostek samorządu terytorialnego, które samodzielnie podjęły uchwałę o wdrożeniu systemu EZD
• instytucji publicznych wdrażających e-doręczenia, dla których EZD stanowi naturalne środowisko obsługi korespondencji elektronicznej
• placówek oświatowych objętych centralizacją obsługi dokumentacji w ramach CUW

3. EZD a system tradycyjny – kluczowe różnice

W systemie tradycyjnym podstawowym nośnikiem dokumentacji jest papier pismo wpływa, jest rejestrowane w dzienniku, dekretowane, prowadzone w formie akt papierowych i archiwizowane w teczce. W systemie EZD ten sam obieg odbywa się elektronicznie, a papier jeśli w ogóle się pojawia pełni rolę wtórną i jest odwzorowywany cyfrowo.

Najważniejsze różnice, które muszą znać pracownicy jednostki przechodzącej na EZD, dotyczą kilku obszarów. Akta sprawy w EZD mają inną strukturę niż teczki papierowe, każda sprawa posiada metrykę elektroniczną, znak sprawy o specyficznej budowie i skład chronologiczny jako odrębny element ewidencji. Czynności kancelaryjne rejestracja, dekretacja, akceptacja i wysyłka odbywają się w systemie i muszą spełniać wymagania co do podpisu elektronicznego i formatu dokumentów. Archiwizacja w EZD wymaga osobnego modułu archiwalnego, który zastępuje tradycyjne archiwum zakładowe w formie papierowej.

4. Etapy wdrożenia systemu EZD w jednostce

Wdrożenie EZD to proces organizacyjny, który wymaga starannego przygotowania. W naszym programie szkolenia omawiamy cztery etapy tego procesu, które stanowią punkt odniesienia dla każdej jednostki planującej przejście na system elektroniczny.

1

Przygotowanie prawne i organizacyjne

Jednostka aktualizuje lub tworzy od podstaw akty wewnętrzne: instrukcję kancelaryjną dostosowaną do EZD, jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) i instrukcję archiwalną. Wskazuje koordynatora czynności kancelaryjnych i określa wyjątki od systemu EZD, czyli kategorie spraw, które nadal będą prowadzone tradycyjnie.

2

Wdrożenie systemu i konfiguracja

Instalacja lub uruchomienie systemu EZD (np. EZD RP udostępnianego bezpłatnie przez NASK), konfiguracja struktury organizacyjnej, import JRWA, nadanie uprawnień użytkownikom, konfiguracja składów chronologicznych i szablonów dokumentów. Na tym etapie niezbędna jest ścisła współpraca z administratorem systemu.

3

Działania dostosowawcze i modyfikacje

Po uruchomieniu systemu pojawiają się pytania praktyczne i sytuacje nieprzewidziane w dokumentacji. Ten etap obejmuje analizę problemów, modyfikacje konfiguracji, aktualizację procedur i ewentualne szkolenia uzupełniające. Dobry system EZD powinien umożliwiać elastyczne dostosowanie do potrzeb konkretnej jednostki.

5. Koordynator czynności kancelaryjnych – rola w EZD

Jedną z kluczowych ról w systemie EZD jest koordynator czynności kancelaryjnych. To osoba, która na co dzień nadzoruje prawidłowość wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników jednostki, czy rozstrzyga wątpliwości dotyczące postępowania z dokumentacją i jest pierwszym punktem kontaktu w sprawach proceduralnych.

W środowisku EZD koordynator ma szczególne znaczenie, ponieważ to on decyduje o tym, jak interpretować przepisy instrukcji kancelaryjnej w konkretnych sytuacjach, jak klasyfikować dokumenty i jak postępować z pismami, które wpłynęły w formie papierowej do jednostki pracującej w EZD. Brak właściwie przeszkolonego koordynatora to jedna z najpoważniejszych luk organizacyjnych, jaką można popełnić przy wdrożeniu.

Prowadzimy szkolenia dedykowane koordynatorom czynności kancelaryjnych

zarówno tym, którzy dopiero obejmują tę rolę, jak i tym, którzy chcą zaktualizować wiedzę w związku ze zmianami przepisów i wdrożeniem e-doręczeń.

Lista szkoleń EZD

6. EZD a e-doręczenia – jak to działa razem?

System e-doręczeń i EZD to dwa odrębne, lecz ściśle powiązane ze sobą elementy cyfrowej administracji. E-doręczenia to oficjalny kanał doręczeń korespondencji z potwierdzeniem odbioru, zastępujący list polecony za potwierdzeniem. EZD to natomiast system, w którym jednostka zarządza dokumentami w tym tymi, które wpłynęły drogą elektroniczną.

W praktyce oznacza to, że pismo, które wpłynęło przez skrzynkę e-doręczeń, powinno zostać przejęte przez system EZD, zarejestrowane jako sprawa, zadekretowane, obsłużone merytorycznie i odpowiedziane również drogą elektroniczną. Systemy EZD umożliwiają integrację z platformą e-doręczeń przez interfejsy API, co pozwala obsługiwać korespondencję elektroniczną bezpośrednio z poziomu systemu, bez konieczności ręcznego kopiowania danych.

Jednostki, które nie wdrożyły EZD, a mają obowiązek obsługi e-doręczeń, pracują w środowisku hybrydowym część korespondencji obsługują elektronicznie, część tradycyjnie. To rozwiązanie dopuszczalne, ale organizacyjnie wymagające i podatne na błędy proceduralne.

7. Najczęstsze błędy przy wdrożeniu EZD

Wdrożenie systemu bez aktualizacji instrukcji kancelaryjnej

Jednostka instaluje EZD i zaczyna w nim pracować, nie aktualizując instrukcji kancelaryjnej, JRWA ani instrukcji archiwalnej. Niespójności między praktyką a dokumentami wewnętrznymi ujawniają się zazwyczaj dopiero podczas kontroli archiwalnej.

Aktualizacja instrukcji kancelaryjnej i jej uzgodnienie z właściwym archiwum państwowym muszą poprzedzać uruchomienie systemu, nie następować po nim.

Mieszanie systemu EZD i tradycyjnego bez wyraźnych zasad

Pracownicy prowadzą część spraw w EZD, część na papierze, bez jednoznacznego określenia, które kategorie spraw podlegają wyjątkom od systemu elektronicznego. Prowadzi to do sytuacji, w których ta sama sprawa funkcjonuje w obu systemach jednocześnie.
dobra praktyka: W instrukcji kancelaryjnej należy precyzyjnie określić katalog wyjątków spraw prowadzonych tradycyjnie i bezwzględnie go przestrzegać. Wszystko, co nie jest wyjątkiem, powinno trafić do EZD.

Brak szkolenia pracowników przed uruchomieniem systemu

System zostaje uruchomiony, a pracownicy uczą się go w biegu, popełniając błędy w rejestracji spraw, dekretacji, obsłudze składu chronologicznego i archiwizacji. Część błędów jest nieodwracalna i pozostaje w historii systemu.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

FAQ

Czy każdy urząd musi wdrożyć EZD?

Nie ma przepisu, który nakazywałby wszystkim jednostkom natychmiastowe wdrożenie EZD. Obowiązek stosowania EZD jako podstawowego systemu wynika z decyzji kierownika jednostki lub organu nadrzędnego. Niemniej jednak każda jednostka publiczna ma obowiązek obsługi e-doręczeń i postępowania z dokumentem elektronicznym zgodnie z przepisami co w praktyce wymaga znajomości zasad EZD nawet bez formalnego wdrożenia systemu.

Czym jest EZD RP i czy jest bezpłatny?

EZD RP to system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją opracowany i udostępniany bezpłatnie przez NASK (Naukową i Akademicką Sieć Komputerową) dla podmiotów publicznych. Jednostka może go pobrać i wdrożyć bez kosztów licencyjnych, ponosząc jedynie koszty wdrożenia, konfiguracji i szkoleń pracowników.

Jak EZD współpracuje z systemem e-doręczeń?

Systemy EZD umożliwiają integrację z platformą e-doręczeń przez interfejsy API. Dzięki temu pisma wpływające przez skrzynkę e-doręczeń mogą być automatycznie przejmowane do systemu EZD, rejestrowane i dekretowane bez ręcznego kopiowania danych. Szczegóły integracji zależą od konkretnego systemu EZD stosowanego w jednostce.

Co to jest skład chronologiczny i dlaczego jest ważny w EZD?

Skład chronologiczny to wyodrębnione miejsce (fizyczne lub elektroniczne), w którym przechowuje się oryginały dokumentów papierowych wpływających do jednostki pracującej w EZD. Ponieważ w EZD akta sprawy są prowadzone elektronicznie, papierowe oryginały nie trafiają do teczek sprawy, lecz właśnie do składu chronologicznego, który jest odrębnym elementem ewidencji.

Czy szkolenie z EZD jest dostępne w formie online?

Tak. Prowadzymy szkolenia z EZD i e-doręczeń w formie online przez platformę ClickMeeting, w małych grupach do 12 osób, z możliwością zadawania pytań prowadzącemu w czasie rzeczywistym. Dostępna jest również forma zamknięta, szkolenie wyłącznie dla pracowników Twojej jednostki, w ustalonym terminie.

9. Szkolenia EZD – nasza oferta

Oferujemy kompleksowy program szkoleń z zakresu EZD, e-doręczeń czy dokumentu elektronicznego w administracji. Wszystkie szkolenia prowadzą trenerzy-praktycy z doświadczeniem we wdrożeniach EZD w jednostkach publicznych.