Artykuł
Jak założyć archiwum zakładowe w urzędzie – krok po kroku
Zakładasz archiwum zakładowe w urzędzie i nie wiesz od czego zacząć? Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez cały proces, od podstaw prawnych, przez organizację lokalu, aż po pierwsze przejęcie dokumentacji. Również dowiesz się jak skrócić ten proces dzięki dedykowanemu szkoleniu.
1. Czym jest archiwum zakładowe i kiedy trzeba je założyć?
Archiwum zakładowe to wyodrębniona komórka organizacyjna lub wyznaczone miejsce w strukturze urzędu jest ono oczywiście odpowiedzialne za przechowywanie, ewidencjonowanie i udostępnianie akt spraw zakończonych. W jednostkach sektora publicznego takich jak urzędy, instytucje samorządowe, szkoły czy szpitale jego prowadzenie nie jest opcją, lecz obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Co istotne, niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami prawnymi.
Obowiązek założenia archiwum zakładowego powstaje w momencie, gdy jednostka zaczyna wytwarzać lub gromadzić dokumentację, która podlega państwowemu nadzorowi archiwalności. Dotyczy to w szczególności wszystkich urzędów administracji publicznej, jednostek samorządu terytorialnego oraz instytucji finansowanych ze środków publicznych.
Uwaga
Brak archiwum zakładowego lub prowadzenie go niezgodnie z przepisami może skutkować kontrolą archiwalną i zaleceniami pokontrolnymi, a w skrajnych przypadkach za ukrywanie lub niszczenie dokumentacji odpowiedzialność karna do 3 lat pozbawienia wolności.
2. Podstawa prawna – co mówią przepisy?
Organizację archiwum zakładowego reguluje kilka aktów prawnych, które każdy archiwista lub pracownik odpowiedzialny za dokumentację powinien znać:
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – podstawowy akt określający zasady gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji.
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. – szczegółowe przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją niearchiwalną i archiwalną.
- Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) oraz instrukcja archiwalna – wewnętrzne regulaminy jednostki, zatwierdzone przez właściwe archiwum państwowe.
Chcesz mieć pewność, że znasz wszystkie przepisy i prawidłowo je interpretujesz?
Nasze szkolenie z archiwistyki omawia wszystkie podstawy prawne w przystępny sposób bez żargonu, za to z praktycznymi przykładami z urzędów.
3. Krok po kroku – jak założyć archiwum zakładowe
Zapoznaj się z przepisami i wewnętrznymi regulacjami jednostki
Pierwszym krokiem jest przeanalizowanie obowiązujących aktów prawnych oraz sprawdzenie, czy jednostka posiada już zatwierdzoną instrukcję kancelaryjną i JRWA. Bez tych dokumentów nie można prawidłowo prowadzić archiwum. Jeśli ich brakuje – należy je najpierw opracować i zatwierdzić w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
Wyznacz osobę odpowiedzialną za archiwum (archiwistę zakładowego)
Archiwista zakładowy to osoba formalnie odpowiedzialna za prowadzenie archiwum. W większych urzędach może to być odrębne stanowisko, w mniejszych – dodatkowy zakres obowiązków dla pracownika kancelarii lub sekretariatu. Osoba ta powinna posiadać odpowiednie przeszkolenie z zakresu archiwistyki – wymaganie to wynika wprost z przepisów.
Przygotuj lokal i wyposażenie archiwum
Pomieszczenie archiwum musi spełniać określone warunki techniczne: odpowiednia temperatura (14-20°C) i wilgotność względna powietrza (45-60%), zabezpieczenie przed wilgocią, pożarem i nieuprawnionym dostępem. Niezbędne wyposażenie to metalowe regały archiwalne, pudła archiwalne, środki ewidencyjne (spis zdawczo-odbiorczy, ewidencja akt) oraz szafki na kartoteki.
Uzgodnij instrukcję archiwalną z archiwum państwowym
Instrukcja archiwalna reguluje zasady postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym. Przed wdrożeniem musi zostać zatwierdzona przez właściwe archiwum państwowe (np. Archiwum Państwowe w Warszawie, Krakowie itd. – w zależności od siedziby urzędu). Uzgodnienie to często trwa kilka tygodni, więc warto zacząć wcześnie.
Przejmij dokumentację z komórek organizacyjnych
Po zatwierdzeniu instrukcji można przystąpić do pierwszego przejęcia akt. Dokumentacja przekazywana jest na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych przez pracowników poszczególnych komórek. Archiwista weryfikuje kompletność i poprawność akt, a następnie wpisuje je do ewidencji archiwum.
Prowadź ewidencję i dbaj o bieżący porządek
Założenie archiwum to dopiero początek. Kluczowe jest systematyczne prowadzenie ewidencji – rejestru akt przejętych, ewidencji wypożyczeń, protokołów brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Archiwum zakładowe podlega regularnym kontrolom ze strony właściwego archiwum państwowego, dlatego porządek dokumentacyjny jest obowiązkowy.
Praktyczna wskazówka
Już od pierwszego dnia prowadź ewidencję elektroniczną równolegle z papierową – znacznie ułatwia to późniejsze wyszukiwanie akt i sporządzanie wykazów na potrzeby brakowania lub przekazania do archiwum państwowego.
4. Najczęstsze błędy przy zakładaniu archiwum zakładowego
Na podstawie doświadczeń z nadzoru archiwalnego można wskazać kilka powtarzających się problemów, które warto znać z wyprzedzeniem:
- Brak zatwierdzonych wewnętrznych przepisów kancelaryjno-archiwalnych przed przejęciem akt.
- Nieprawidłowe przygotowanie pomieszczeń zwłaszcza zbyt duża wilgotność lub brak odpowiedniego zabezpieczenia przed pożarem.
- Błędy w spisach zdawczo-odbiorczych, zwłaszcza brak sygnatur akt, niepoprawne daty, mieszanie kategorii archiwalnych.
- Brakowanie dokumentacji bez wymaganego zezwolenia archiwum państwowego.
- Wyznaczenie archiwisty bez odpowiednich kwalifikacji i szkolenia.
Szkolenie z archiwistyki – naucz się zakładać i prowadzić archiwum
Chcesz uniknąć kosztownych błędów i mieć pewność, że Twoje archiwum zakładowe działa zgodnie z przepisami? Szkolenie „Archiwum zakładowe w urzędzie – od podstaw” prowadzone przez ekspertów z wieloletnim doświadczeniem w nadzorze archiwalnym obejmuje wszystkie kroki opisane w tym artykule – uzupełnione o ćwiczenia praktyczne, wzory dokumentów i sesję pytań i odpowiedzi.
FAQ
Czy każdy urząd musi mieć archiwum zakładowe?
Tak, każda jednostka sektora publicznego wytwarzająca dokumentację zaliczaną do państwowego zasobu archiwalnego jest zobowiązana do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt. Wyjątki dotyczą wyłącznie najmniejszych jednostek, które mogą być zwolnione z tego obowiązku na podstawie indywidualnej decyzji archiwum państwowego.
Jak długo należy przechowywać dokumenty w archiwum zakładowym?
Czas przechowywania zależy od kategorii archiwalnej przypisanej w JRWA. Dokumentacja kategorii A (archiwalna) jest przechowywana bezterminowo i po upływie 25 lat przekazywana do archiwum państwowego. Dokumentacja kategorii B jest przechowywana przez czas wskazany liczbą przy symbolu (np. B10 = 10 lat), po czym podlega brakowaniu za zgodą archiwum państwowego.
Czy archiwista zakładowy musi mieć specjalne wykształcenie?
Przepisy nie wymagają konkretnego kierunku studiów, ale archiwista zakładowy powinien posiadać udokumentowane przeszkolenie z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją. Szkolenie specjalistyczne jest nie tylko wymogiem praktycznym, ale często warunkiem stawianym przez archiwa państwowe podczas pierwszej kontroli.
Czy można prowadzić archiwum zakładowe tylko elektronicznie?
Obowiązujące przepisy nadal wymagają prowadzenia ewidencji w formie papierowej jako dokumentu podstawowego, choć dopuszczalne jest równoległe prowadzenie ewidencji elektronicznej. Kwestie związane z dokumentacją elektroniczną i systemami EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) są odrębnym zagadnieniem, coraz częściej poruszanym na szkoleniach z archiwistyki.
6. Szkolenie z archiwistyki – dla kogo i co daje?
Szkolenia prowadzone przez Sukces CR są kierowane do pracowników urzędów administracji publicznej, samorządowych jednostek organizacyjnych, sekretariatów, kancelarii również dla wszystkich osób, które w praktyce zajmują się dokumentacją i mają lub będą miały obowiązki archiwisty zakładowego.
Program szkolenia obejmuje m.in.:
- Podstawy prawne archiwistyki w sektorze publicznym
- Tworzenie i zatwierdzanie instrukcji kancelaryjnej, JRWA i instrukcji archiwalnej
- Organizacja lokalu i wyposażenia archiwum
- Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych – procedury i wzory dokumentów
- Ewidencja zasobu archiwalnego – spisy zdawczo-odbiorcze, środki ewidencji
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – kiedy i jak
- Przekazywanie akt kategorii A do archiwum państwowego
- Kontrole archiwalne – jak się przygotować?
Zapisz się na szkolenie z archiwistyki – najbliższe terminy już dostępne
Nie ryzykuj błędów, które mogą skutkować zaleceniami pokontrolnymi lub koniecznością kosztownej reorganizacji archiwum. Jedno szkolenie daje Ci wiedzę, wzory dokumentów i pewność, że działasz zgodnie z przepisami. Szkolenia dostępne są w formie stacjonarnej i online – wybierz formę wygodną dla siebie.