Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia – czego się nauczysz, ile trwa i czy warto?

1. Co to jest kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia?

Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia to specjalistyczne szkolenie z zakresu zarządzania dokumentacją i prowadzenia archiwum zakładowego. Przeznaczone przede wszystkim dla pracowników jednostek sektora publicznego. Jest to kurs podstawowy i stanowi pierwszy z dwóch poziomów kształcenia w dziedzinie archiwistyki. (II stopień jest kursem zaawansowanym, uprawniającym m.in. do kierowania archiwum zakładowym w większych instytucjach)

Ukończenie kursu I stopnia jest w wielu jednostkach warunkiem formalnym objęcia stanowiska archiwisty zakładowego lub pracownika kancelarii odpowiedzialnego za dokumentację. Wymaganie to wynika z przepisów archiwalnych oraz wytycznych właściwych archiwów państwowych.

2. Dla kogo jest kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia?

Kurs jest skierowany przede wszystkim do:

pracowników urzędów administracji rządowej i samorządowej (gminy, powiaty, urzędy marszałkowskie)
pracowników kancelarii, sekretariatów i biur obsługi dokumentów
osób wyznaczonych do prowadzenia składnicy akt lub archiwum zakładowego
pracowników szkół, przedszkoli i placówek oświatowych prowadzących dokumentację szkolną
pracowników instytucji kultury, bibliotek, muzeów i ośrodków pomocy społecznej
osób, które chcą zmienić branżę lub rozszerzyć swoje kompetencje o archiwistykę

3. Program i zakres tematyczny kursu

Program kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia obejmuje zarówno teorię oraz praktykę (ćwiczenia na wzorach dokumentów, case studies z urzędów). Typowy program wygląda następująco:

1

Podstawy prawne archiwistyki

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym, rozporządzenia wykonawcze, nadzór archiwalny – kto sprawuje, jakie są konsekwencje kontroli. Uczestnicy poznają cały ekosystem prawny, w którym pracuje archiwista zakładowy.

2

System kancelaryjny i obieg dokumentów

Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), dziennik korespondencji, rejestracja spraw. Jak pismo wpływa do urzędu, jak jest rejestrowane, dekretowane i gdzie trafia po zakończeniu sprawy.

3

Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji

Kategorie archiwalne A, B, Bc, BE – czym się różnią, jak przypisywać je do poszczególnych spraw. To jeden z kluczowych bloków kursu, bo błędy w kwalifikacji prowadzą do zniszczenia dokumentów, które powinny być przechowane.

4

Organizacja i prowadzenie archiwum zakładowego

Wymagania lokalowe, wyposażenie, zasady udostępniania akt, ewidencja zasobu, spisy zdawczo-odbiorcze. Uczestnicy ćwiczą wypełnianie rzeczywistych wzorów dokumentów stosowanych w archiwach.

5

Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych

Procedury przekazywania dokumentacji zakończonych spraw do archiwum, weryfikacja poprawności akt, postępowanie z aktami niekompletnymi lub błędnie oznaczonymi.

6

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Kiedy i jak można zniszczyć dokumenty kategorii B po upływie okresu przechowywania, wniosek o brakowanie, protokół zniszczenia, zgoda archiwum państwowego – krok po kroku.

7

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Dokumentacja kategorii A po 25 latach przechowywania w archiwum zakładowym trafia do archiwum państwowego. Kurs uczy, jak to zrobić poprawnie – od spisu do protokołu przekazania.

8

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD)

Coraz więcej urzędów wdraża systemy EZD. Kurs omawia podstawy pracy w systemie elektronicznym, różnice względem systemu tradycyjnego i obowiązki archiwisty w środowisku cyfrowym.

4. Ile trwa kurs i jak wygląda egzamin?

Standardowy kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia rozłożony jest zazwyczaj na 3 dni szkoleniowe. W przypadku formy stacjonarnej lub w trybie online z dostępem do materiałów.

Egzamin końcowy przyjmuje zazwyczaj formę testu pisemnego (kilkadziesiąt pytań jednokrotnego wyboru) lub testu mieszanego. Część testowa i jedno zadanie praktyczne (np. wypełnienie spisu zdawczo-odbiorczego lub zakwalifikowanie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej). Warunkiem uzyskania certyfikatu jest zaliczenie egzaminu z wynikiem co najmniej 60-70% poprawnych odpowiedzi.

5. Co daje ukończenie kursu – w praktyce

Certyfikat ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia to nie tylko papier. W praktyce oznacza:

• Spełnienie wymogu formalnego – wiele ogłoszeń o pracę na stanowisko archiwisty zakładowego lub pracownika kancelarii wprost wymaga tego kursu lub traktuje go jako kluczowy atut.
• Pewność podczas kontroli archiwalnej – archiwum państwowe podczas kontroli sprawdza m.in. kwalifikacje archiwisty. Posiadanie certyfikatu eliminuje ryzyko zalecenia pokontrolnego w tym zakresie.
• Konkretne umiejętności – po kursie samodzielnie przygotujesz spis zdawczo-odbiorczy, zakwalifikujesz dokumentację, przygotujesz wniosek o brakowanie i przeprowadzisz przekazanie akt do archiwum państwowego.
• Podstawa do II stopnia – jeśli planujesz karierę w archiwistyce, kurs I stopnia jest pierwszym, obowiązkowym etapem przed kursem zaawansowanym.

6. Kurs stacjonarny czy online – co wybrać?

Obie formy są równoważne pod względem programu i certyfikatu, który otrzymujesz po zakończeniu. Wybór zależy głównie od Twojej sytuacji zawodowej i preferencji w uczeniu się.

Formę stacjonarną warto wybrać, jeśli cenisz bezpośredni kontakt z prowadzącym oraz masz możliwość wzięcia kilku dni urlopu szkoleniowego oraz chcesz zakończyć kurs w krótkim i zwartym czasie. Formę online wybierz, gdy pracujesz w systemie zmianowym, masz obowiązki rodzinne lub mieszkasz daleko od większych miast i zależy Ci na elastyczności.

Zapisz się na kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia w Sukces CR

Szkolenia prowadzimy zarówno w formie stacjonarnej, jak i online. Program jest zgodny z wytycznymi archiwów państwowych, a po zdaniu egzaminu otrzymujesz certyfikat honorowany przez pracodawców w całej Polsce. Sprawdź najbliższe terminy i zapisz się już dziś.

Zapisz się na szkolenie

7. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

FAQ

Czy kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia jest obowiązkowy?

Formalnie obowiązek posiadania kwalifikacji archiwalnych wynika z przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz z wytycznych właściwych archiwów. W praktyce każda jednostka wyznaczająca pracownika do prowadzenia archiwum zakładowego powinna zadbać o jego przeszkolenie – brak certyfikatu może być podstawą zalecenia pokontrolnego.

Ile kosztuje kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia?

Ceny kursów różnią się w zależności od organizatora i formy. Kursy online są zazwyczaj tańsze od stacjonarnych. Wiele urzędów i instytucji publicznych może sfinansować kurs pracownikowi w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Szczegółowe ceny i dostępne terminy znajdziesz na w naszej ofercie

Czy certyfikat ma termin ważności?

Certyfikat ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia nie ma terminu ważności – jest bezterminowy. Warto jednak śledzić zmiany w przepisach archiwalnych i regularnie uczestniczyć w szkoleniach aktualizacyjnych, ponieważ prawo w tej dziedzinie podlega zmianom.

Jaka jest różnica między kursem I a II stopnia?

Kurs I stopnia to szkolenie podstawowe, obejmujące fundamenty pracy kancelaryjno-archiwalnej. Kurs II stopnia jest zaawansowany – przeznaczony dla osób, które chcą kierować archiwum zakładowym, prowadzić szkolenia wewnętrzne lub pracować w archiwach państwowych. II stopień jest możliwy dopiero po ukończeniu I stopnia.

Czy szkolenie online jest tak samo wartościowe jak stacjonarne?

Tak, przy zachowaniu tej samej podstawy programowej i egzaminu końcowego certyfikat online jest równoważny z certyfikatem ze szkolenia stacjonarnego. Kluczowe jest, aby organizator szkolenia był wiarygodny, a program był zgodny z wytycznymi archiwów państwowych.

8. Jak zapisać się na kurs?

Zapisanie się na kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia w Sukces Centrum Rozwoju jest proste:

1

Wybierz termin i formę szkolenia

Na naszej stronie znajdziesz aktualny harmonogram kursów stacjonarnych w różnych miastach oraz online z elastycznym dostępem do materiałów.

2

Wypełnij formularz zgłoszeniowy

Podaj swoje dane, dane pracodawcy (jeśli szkolenie finansuje instytucja). Otrzymasz potwierdzenie zapisu na adres e-mail.

3

Weź udział w kursie i zdaj egzamin

Po odbyciu wszystkich zajęć przystępujesz do egzaminu końcowego. Po jego zdaniu otrzymujesz certyfikat ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia.

Nie czekaj – sprawdź najbliższy termin kursu

Miejsca na każdej edycji kursu są ograniczone. Zapisz się wcześniej i zyskaj pewność miejsca, komplet materiałów oraz dostęp do eksperta przez cały czas trwania szkolenia.

Sprawdź terminy