Rząd zmienia ustawę archiwalną, co się zmieni w prowadzeniu spraw elektronicznych?

Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jednej z podstawowych ustaw regulujących pracę każdego archiwisty i koordynatora czynności kancelaryjnych w Polsce. Zmiany dotyczą wprost tego, z czym mierzy się dziś większość jednostek: statusu prawnego skanów dokumentów, zasad niszczenia papierowych oryginałów po digitalizacji oraz wymagań stawianych systemom klasy EZD. W tym artykule wyjaśniamy, co dokładnie się zmienia, kiedy wejdzie w życie, i jak się do tego przygotować.

1. Co dokładnie przyjęła Rada Ministrów

Projekt nowelizacji przygotowało Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a jego celem jest dostosowanie przepisów do prowadzenia spraw w postaci elektronicznej, usprawnienie zarządzania dokumentacją w administracji publicznej, wzmocnienie działalności archiwów państwowych oraz zwiększenie ochrony i popularyzacji dziedzictwa archiwalnego. To nie kosmetyczna poprawka, nowelizacja odpowiada na problem, z którym jednostki mierzą się od lat: brak jasnej podstawy prawnej dla traktowania dokumentacji zgromadzonej w systemach EZD jako pełnoprawnej dokumentacji przebiegu i rozstrzygania spraw.

2. Odwzorowania cyfrowe zrównane z oryginałem

Najważniejsza zmiana z punktu widzenia codziennej pracy z dokumentacją: nowelizacja nadaje odwzorowaniom cyfrowym dokumentów papierowych moc prawną równoważną oryginałom. Oznacza to, że dokumenty wprowadzone do systemu EZD nie będą już mogły być kwestionowane wyłącznie z powodu ich cyfrowej formy.

W praktyce to koniec sytuacji, w której skan dokumentu traktowany był jako „gorsza”, pomocnicza kopia, a jedynym prawnie wiążącym egzemplarzem pozostawał papier. Po wejściu w życie nowych przepisów odwzorowanie cyfrowe wykonane zgodnie z określonymi wymaganiami będzie miało tę samą wartość dowodową co oryginał.

3. Nowe zasady brakowania dokumentacji po digitalizacji

To zmiana o bezpośrednich konsekwencjach dla przestrzeni archiwalnej i kosztów przechowywania. Dokumentacja papierowa, której pełne odwzorowanie cyfrowe zostało wprowadzone do systemu EZD, będzie mogła zostać zniszczona po upływie 2 lat, zgodnie z określonymi procedurami. Podobne zasady obejmą dokumentację zapisaną na informatycznych nośnikach danych, która została w całości przeniesiona do systemu.

Warto podkreślić, że nowelizacja nie wprowadza nowych rozwiązań w zakresie samego sposobu zarządzania dokumentacją gromadzoną przez jednostki organizacyjne administracji publicznej, doprecyzowuje jedynie obowiązujące przepisy dotyczące postępowania z odwzorowaniami cyfrowymi dokumentacji wpływającej do urzędu w postaci papierowej. To nie rewolucja w JRWA czy kategoriach archiwalnych, lecz uzupełnienie istniejącego systemu o brakujący element.

4. Wymagania dla systemów EZD

Nowelizacja określa wymagania dla systemów teleinformatycznych, w tym systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Systemy będą musiały zapewniać integralność, bezpieczeństwo i dostępność dokumentów, ochronę przed ich nieuprawnioną zmianą lub usunięciem, oraz możliwość opatrywania odwzorowań cyfrowych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym.

Dla jednostek korzystających już z systemu EZD RP udostępnianego przez NASK (o czym pisaliśmy w poprzednim artykule o wsparciu NASK i funduszach KPO) oznacza to, że warto sprawdzić, czy używana wersja systemu spełnia te wymagania, gdy przepisy wykonawcze zostaną doprecyzowane.

5. Działalność edukacyjna archiwów i nowa odznaka honorowa

Poza zmianami czysto proceduralnymi, nowelizacja umożliwia Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oraz archiwom państwowym prowadzenie działalności edukacyjnej, obejmującej między innymi lekcje archiwalne, konferencje, seminaria i spotkania naukowe. Wprowadzona zostaje też odznaka honorowa „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”, przyznawana przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek, osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym szczególnie zasłużonym dla działalności archiwalnej.

Te zmiany mają mniejsze znaczenie praktyczne dla codziennej pracy archiwisty zakładowego niż kwestie odwzorowań cyfrowych, ale pokazują szerszy kierunek reformy: wzmocnienie roli archiwów państwowych nie tylko jako instytucji nadzorującej, ale też edukującej i promującej dziedzictwo archiwalne.

6. Kiedy nowe przepisy wejdą w życie

Zgodnie z projektem, nowe rozwiązania mają wejść w życie po 12 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. To stosunkowo długi okres przejściowy, typowy dla zmian wymagających dostosowania systemów teleinformatycznych i wewnętrznych procedur jednostek.

7. Jak przygotować jednostkę na te zmiany

Choć do wejścia w życie nowych przepisów zostanie prawdopodobnie ponad rok od ich ogłoszenia, kilka działań warto zaplanować już teraz.

1

Sprawdź, czy używany system EZD spełnia przewidywane wymagania techniczne

Zweryfikuj z dostawcą systemu lub zespołem IT, czy obecne rozwiązanie zapewnia integralność, bezpieczeństwo i możliwość opatrywania odwzorowań cyfrowych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym.

2

Zaplanuj procedurę kontroli jakości digitalizacji

Skoro papierowy oryginał będzie można zniszczyć po 2 latach od wprowadzenia pełnego odwzorowania cyfrowego do systemu, warto już teraz ustalić, kto i w jaki sposób weryfikuje kompletność oraz czytelność każdego skanu, zanim zostanie on uznany za podstawę do przyszłego brakowania oryginału.

3

Przeszkol pracowników z obowiązujących zasad digitalizacji materiałów archiwalnych

Prawidłowe wykonanie odwzorowania cyfrowego, zgodnie ze standardami, które w praktyce dopiero się ukształtują wraz z przepisami wykonawczymi, wymaga wiedzy wykraczającej poza samo posiadanie skanera.

4

Monitoruj dalsze prace legislacyjne nad projektem

Wyznacz w jednostce osobę odpowiedzialną za śledzenie postępu prac nad nowelizacją, żeby procedury wewnętrzne można było zaktualizować z odpowiednim wyprzedzeniem przed wejściem przepisów w życie, a nie w ostatniej chwili.

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Czy nowelizacja już obowiązuje?

Nie. Rada Ministrów przyjęła jedynie projekt nowelizacji, który trafia teraz do dalszych prac legislacyjnych w Sejmie i Senacie. Zgodnie z projektem, nowe rozwiązania mają wejść w życie po 12 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, co oznacza, że do realnego wejścia w życie zostało jeszcze sporo czasu.

Czy każdy skan dokumentu będzie miał moc prawną oryginału?

Nie każdy dowolny skan. Nowelizacja przewiduje, że odwzorowanie cyfrowe musi zostać wykonane zgodnie z określonymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych, obejmującymi między innymi integralność, bezpieczeństwo i możliwość opatrzenia go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym.

Czy będzie można od razu niszczyć papierowe dokumenty po ich zeskanowaniu?

Nie od razu. Dokumentacja papierowa, której pełne odwzorowanie cyfrowe wprowadzono do systemu EZD, będzie mogła zostać zniszczona dopiero po upływie 2 lat, zgodnie z określonymi procedurami brakowania.

Czy nowelizacja zmienia zasady prowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt?

Nowelizacja nie wprowadza nowych rozwiązań w zakresie samego sposobu zarządzania dokumentacją gromadzoną przez jednostki administracji publicznej, koncentruje się na doprecyzowaniu przepisów dotyczących postępowania z odwzorowaniami cyfrowymi dokumentacji papierowej. Zasady klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji w wykazie akt pozostają bez zmian.

Co to jest odznaka „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”?

To nowe wyróżnienie honorowe wprowadzane przez nowelizację, przyznawane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym szczególnie zasłużonym dla działalności archiwalnej, z własnej inicjatywy dyrektora lub na wniosek.

9. Szkolenia z digitalizacji i EZD – nasza oferta

Zmiany w statusie prawnym odwzorowań cyfrowych to dob