Skany dokumentów z mocą prawną oryginału, co zmienia nowelizacja ustawy archiwalnej

1. Co przyjęła Rada Ministrów i na jakim to jest etapie

Projekt nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach został przedłożony przez Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego i 28 lipca 2026 r. przyjęty przez Radę Ministrów. To ważny krok naprzód względem sytuacji, którą opisywaliśmy w poprzednich artykułach na naszym blogu (m.in. o gotowości jednostek do EZD), wtedy mówiliśmy o „projekcie w toku prac”, dziś projekt ma już akceptację rządu i trafia w dalszą ścieżkę legislacyjną, czyli do Sejmu.

2. Skan z mocą prawną oryginału, co to oznacza w praktyce

Najważniejsza zmiana z punktu widzenia archiwistów, sekretarzy i koordynatorów czynności kancelaryjnych: odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych zyskają moc prawną równoważną oryginałom. Oznacza to, że dokument wprowadzony do systemu EZD w formie skanu nie będzie mógł być kwestionowany w postępowaniu wyłącznie z tego powodu, że istnieje w wersji cyfrowej, a nie papierowej.

To rozwiązuje realny problem, z którym mierzy się dziś wiele jednostek, niepewność prawną co do tego, czy skan naprawdę „wystarczy”, czy w razie sporu ktoś zażąda okazania papierowego oryginału. Nowelizacja ma tę niepewność usunąć.

3. Kiedy będzie można zniszczyć papierowy dokument po digitalizacji

Drugie kluczowe rozwiązanie porządkuje coś, na co pytają nas uczestnicy niemal każdego szkolenia z archiwizacji: co zrobić z papierem po zeskanowaniu?

Zgodnie z projektem nowelizacji:

• Dokumentacja papierowa, której pełne odwzorowanie cyfrowe zostało wprowadzone do systemu EZD, będzie mogła zostać zniszczona po upływie 2 lat, zgodnie z określonymi w ustawie procedurami.
• Podobne zasady obejmą dokumentację zapisaną na informatycznych nośnikach danych, która została w całości przeniesiona do systemu.
• Dla dokumentacji elektronicznej w systemach EZD nie przewidziano jednego uniwersalnego sposobu brakowania, ze względu na różnorodność technologii, sposób usuwania będzie dopasowany do zastosowanego systemu lub technologii zapisu.

4. Nowe wymagania dla systemów EZD

Żeby odwzorowanie cyfrowe mogło korzystać z pełnej mocy prawnej, a papier, zostać legalnie zniszczony, system teleinformatyczny (w tym system EZD) będzie musiał spełniać określone wymagania:

• zapewniać integralność, bezpieczeństwo i dostępność przechowywanych dokumentów,
• chronić dokumentację przed nieuprawnioną zmianą lub usunięciem,
• umożliwiać opatrywanie odwzorowań cyfrowych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym.

W praktyce oznacza to, że nie każdy sposób skanowania i przechowywania plików „na dysku” będzie się kwalifikował, jednostki korzystające z systemu EZD RP lub rozwiązań komercyjnych powinny zweryfikować, czy ich obecna konfiguracja spełnia (lub będzie spełniać) te wymogi.

5. Pozostałe zmiany wprowadzane przez nowelizację

Nowelizacja obejmuje też rozwiązania wykraczające poza samą digitalizację:

• Działalność edukacyjna archiwów państwowych – Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych oraz archiwa państwowe zyskają wyraźną podstawę prawną do prowadzenia lekcji archiwalnych, konferencji, seminariów i spotkań naukowych dotyczących historii Polski i źródeł archiwalnych.
• Odznaka honorowa „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego” – nowe wyróżnienie przyznawane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym szczególnie zasłużonym dla działalności archiwalnej.

Te dwa elementy nie mają bezpośredniego przełożenia na codzienną pracę kancelarii, ale pokazują szerszy cel nowelizacji: nie tylko cyfryzację, lecz też wzmocnienie roli archiwów państwowych.

6. Jak przygotować jednostkę na nowe przepisy

1

Sprawdź stan i jakość dotychczasowej digitalizacji

Jeśli jednostka już skanuje dokumentację, zweryfikuj, czy proces spełnia standardy jakości, które prawdopodobnie będą wymagane, czytelność, kompletność, właściwe metadane. Poprawki łatwiej wprowadzić teraz niż po wejściu przepisów w życie.

2

Zweryfikuj system EZD pod kątem nowych wymagań technicznych

Skontaktuj się z dostawcą systemu EZD (lub sprawdź dokumentację EZD RP), czy system obsługuje kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub podpis elektroniczny dla odwzorowań cyfrowych oraz czy zapewnia wymaganą integralność i ochronę przed nieuprawnioną zmianą danych.

3

Zaplanuj procedurę niszczenia dokumentacji papierowej

Przygotuj wewnętrzną procedurę zgodną z nowym, dwuletnim okresem karencji, tak aby po wejściu ustawy w życie jednostka miała już gotowy, zgodny z przepisami proces brakowania papieru po digitalizacji, zamiast tworzyć go pod presją czasu.

4

Śledź dalszy przebieg prac legislacyjnych

Projekt trafia teraz do Sejmu, warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitorowanie postępu prac, żeby wewnętrzne procedury można było na bieżąco dostosowywać do ostatecznego brzmienia przepisów.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

FAQ

Czy nowelizacja już obowiązuje?

Nie. 28 lipca 2026 r. projekt został przyjęty przez Radę Ministrów, co oznacza, że trafia teraz do dalszych prac legislacyjnych w Sejmie i Senacie. Zgodnie z zapowiedzią, przepisy wejdą w życie po 12 miesiącach od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

Czy będę mógł zniszczyć każdy papierowy dokument po zeskanowaniu?

Projekt przewiduje taką możliwość dla dokumentacji, której pełne odwzorowanie cyfrowe zostało wprowadzone do systemu EZD, po upływie 2 lat i zgodnie z określonymi procedurami. Warunkiem jest spełnienie wymagań technicznych stawianych systemowi, w którym przechowywany jest skan.

Czy każdy skan będzie miał moc prawną oryginału, czy tylko ten opatrzony podpisem elektronicznym?

Z projektu wynika, że pełną moc prawną będą miały odwzorowania cyfrowe wprowadzone do systemu spełniającego określone wymagania, w tym możliwość opatrzenia ich kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym. To nie jest więc automatyczne dla każdego pliku PDF zapisanego na dysku.

Czy to dotyczy tylko urzędów, czy też np. szkół i innych jednostek organizacyjnych?

Nowelizacja dotyczy całej administracji korzystającej z systemu EZD lub innych systemów klasy EZD, obejmuje to zarówno urzędy administracji rządowej i samorządowej, jak i inne jednostki organizacyjne prowadzące dokumentację w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Co powinna zrobić jednostka, która jeszcze nie ma systemu EZD?

Warto już teraz zapoznać się z kierunkiem zmian i przy wyborze lub wdrażaniu systemu EZD uwzględnić wymagania techniczne wskazane w projekcie nowelizacji, integralność danych, ochronę przed nieuprawnioną zmianą oraz możliwość stosowania kwalifikowanej pieczęci lub podpisu elektronicznego.

8. Szkolenia z archiwizacji i EZD – nasza oferta

Na bieżąco śledzimy zmiany w przepisach archiwalnych i pomagamy jednostkom przygotować procedury wewnętrzne zgodne z aktualnym stanem prawnym, zarówno w zakresie klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji, jak i wdrożenia systemu EZD.