Urzędy wdrażają elektroniczny obieg dokumentów dzięki wsparciu NASK i funduszom KPO

1. Co się wydarzyło, nowe dane o skali wdrożeń EZD

Podczas zorganizowanej przez „Rzeczpospolitą” debaty „Nowoczesny urząd. Jak cyfryzacja zmieni pracę administracji i obsługi obywateli” swoimi doświadczeniami podzielili się zarówno samorządowcy dopiero wdrażający cyfrowe zarządzanie dokumentacją, jak i przedstawiciele urzędów korzystających z EZD RP od lat. Wśród pionierów wymieniono Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, którego sekretarz wskazała, że wdrożenie systemu usprawniło nie tylko rozpatrywanie spraw mieszkańców, ale też przyspieszyło współpracę między urzędami.

2. Ile jednostek już korzysta z EZD RP

Podczas wcześniejszej konferencji poświęconej EZD RP wicepremier i minister cyfryzacji mówił o ponad 1200 jednostkach korzystających z systemu lub będących w trakcie jego wdrażania. Zaledwie kilka miesięcy później ta liczba wzrosła do 2300, co oznacza, że liczba wdrożeń podwoiła się w niecałe pół roku. System, dostępny bezpłatnie zarówno dla małych, jak i dużych jednostek administracji publicznej, obsługuje już ponad 60 tysięcy użytkowników.

3. Co dokładnie oferuje NASK w ramach bezpłatnego wsparcia

NASK nie ogranicza się do samego udostępnienia oprogramowania. W ramach wsparcia wdrożeniowego instytut zapewnia jednostkom pomoc merytoryczną i techniczną na każdym etapie, obejmującą prace przygotowawcze, uruchomienie systemu oraz jego bieżące utrzymanie. Eksperci NASK prowadzą szkolenia i warsztaty, udzielają pomocy przez helpdesk oraz wspierają kierownictwo i zespoły wdrożeniowe w jednostkach, pomagając między innymi w konfiguracji systemu i jego integracji z ePUAP oraz e-Doręczeniami.

4. Ile wynosi dofinansowanie i skąd pochodzi

Całkowita wartość przedsięwzięcia realizowanego przez NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji i Centralnym Ośrodkiem Informatyki wynosi niemal 228,4 mln zł, z czego kwota dofinansowania z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) to prawie 194,2 mln zł. Środki pochodzą z unijnego Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności (NextGenerationEU), a pozostałą część finansuje Ministerstwo Cyfryzacji z własnego budżetu.

Projekt oficjalnie nosi nazwę „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”. Jego celem jest wsparcie transformacji cyfrowej administracji publicznej poprzez wdrożenia EZD w podmiotach realizujących zadania publiczne, w ramach szerszej reformy przewidzianej w Krajowym Planie Odbudowy.

5. Czego wsparcie NASK nie obejmuje

To najważniejsza część tego artykułu z praktycznego punktu widzenia. Wsparcie NASK jest bezcenne w zakresie technicznym, instalacja, konfiguracja, integracja z innymi systemami, helpdesk. Nie zastępuje ono jednak przygotowania organizacyjnego i proceduralnego jednostki, które w całości leży po stronie samego urzędu, szkoły czy innej instytucji.

Wdrożenie systemu klasy EZD to złożone przedsięwzięcie, mające głęboki wpływ na całą organizację, wiążące się ze zmianą sposobu pracy. Konieczne jest przygotowanie jednostki zarówno od strony technicznej, jak wyposażenie stanowisk pracy i punktów kancelaryjnych, jak i merytorycznej, obejmującej przygotowanie odpowiednich zarządzeń, zmianę procedur wewnętrznych oraz konfigurację systemu zgodną z rzeczywistym obiegiem dokumentów w danej jednostce.

Pełną checklistę tego, co warto sprawdzić przed rozpoczęciem wdrożenia, znajdziesz w naszym poprzednim artykule: Czy Twoja jednostka jest gotowa na obowiązkowe EZD? Praktyczny test i checklista.

6. Termin zakończenia obecnego etapu projektu KPO

Okres rzeczowej realizacji obecnego przedsięwzięcia został określony na 1 września 2024 r. do 30 czerwca 2026 r. Oznacza to, że obecny etap finansowania z KPO zbliża się do końca, choć nabór podmiotów zainteresowanych wdrożeniem systemu EZD RP jest wciąż realizowany za pośrednictwem Portalu EZD RP, a możliwość objęcia jednostki wsparciem zależy między innymi od jej klasyfikacji, gotowości do wdrożenia oraz dostępności miejsca w kolejce wdrożeniowej.

7. FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Czy wdrożenie EZD RP przy wsparciu NASK jest naprawdę bezpłatne?

Tak, sam system EZD RP jest udostępniany na licencji freeware, a NASK zapewnia bezpłatne wsparcie wdrożeniowe obejmujące pomoc techniczną i merytoryczną, szkolenia oraz helpdesk. Koszty po stronie jednostki mogą jednak obejmować przygotowanie stanowisk pracy oraz czas pracowników zaangażowanych w proces wdrożenia.

Czy każda jednostka może skorzystać ze wsparcia NASK?

Możliwość objęcia podmiotu wsparciem zależy między innymi od klasyfikacji jednostki, jej gotowości do wdrożenia oraz dostępności miejsca w kolejce wdrożeniowej. Jednostki administracji rządowej lub państwowej mogą ubiegać się o bezpośrednie wsparcie wdrożeniowe NASK, o ile nie korzystają obecnie z innego systemu klasy EZD.

Czy NASK szkoli pracowników z przepisów o archiwizacji i obiegu dokumentów?

Szkolenia prowadzone przez NASK koncentrują się przede wszystkim na obsłudze samego systemu EZD RP. Przygotowanie merytoryczne dotyczące klasyfikacji dokumentacji, jednolitego rzeczowego wykazu akt czy zmian w procedurach kancelaryjnych pozostaje po stronie jednostki, która może skorzystać z osobnych szkoleń w tym zakresie.

Co się stanie, gdy obecny etap finansowania z KPO się zakończy?

Obecny okres rzeczowej realizacji przedsięwzięcia kończy się 30 czerwca 2026 r. Nabór podmiotów zainteresowanych wdrożeniem jest wciąż prowadzony, jednak jednostkom planującym skorzystać ze wsparcia zaleca się zgłoszenie zainteresowania odpowiednio wcześnie, ponieważ dalsze etapy finansowania i tempo naboru mogą się zmieniać.

Czy warto czekać z wdrożeniem do 2028 roku, gdy EZD stanie się obowiązkowe?

Nie jest to zalecane podejście. Jednostki, które zaczynają przygotowania wcześniej, unikają kolejki wdrożeniowej, jaka może powstać bliżej ustawowego terminu, oraz mają więcej czasu na uporządkowanie dokumentacji wewnętrznej, co jest warunkiem sprawnego wdrożenia niezależnie od wybranego systemu.

8. Szkolenia z EZD – nasza oferta

Techniczne wdrożenie systemu to jedno, a przygotowanie jednostki i przeszkolenie pracowników z obiegu dokumentów to drugie. Pomagamy w tej drugiej części procesu.