Wygaszanie ePUAP do 2028 r. – harmonogram i co przygotować już teraz!

1. Dlaczego ePUAP jest wygaszany?

ePUAP powstał w 2008 roku i przez lata był głównym kanałem elektronicznej komunikacji z administracją. Od momentu wprowadzenia e-Doręczeń pełni jednak rolę coraz bardziej przejściową, resort cyfryzacji konsekwentnie wskazuje, że celem jest zastąpienie ePUAP nowym ekosystemem opartym na e-Doręczeniach oraz usługach w aplikacji mObywatel. Ministerstwo argumentuje wyznaczenie jednolitego, ostatecznego terminu zakończenia korzystania z ePUAP chęcią przyspieszenia pełnego przejścia administracji na system e-Doręczeń, bez tego jednostki mogłyby w nieskończoność odkładać integrację, traktując ePUAP jako wygodne, znane rozwiązanie zapasowe.

2. Harmonogram wygaszania ePUAP – kluczowe daty

Data	Co się dzieje
10 grudnia 2023 r.	Start okresu przejściowego — ePUAP i e-Doręczenia funkcjonują równolegle
1 stycznia 2025 r.	Wszystkie podmioty publiczne muszą mieć aktywny adres do e-Doręczeń (ADE)
1 stycznia 2026 r.	Koniec okresu przejściowego w relacji z podmiotami niepublicznymi — znika fikcja doręczenia korespondencji wysyłanej przez urząd przez ePUAP do firmy lub obywatela
1 stycznia 2028 r. (projekt)	Jednostki samorządu terytorialnego tracą możliwość komunikacji z innymi podmiotami publicznymi przez ePUAP; obowiązkowa staje się Publiczna Usługa Hybrydowa
30 września 2029 r.	Data graniczna wskazywana w części przepisów przejściowych dotyczących organów administracji publicznej i doręczeń kodeksowych

3. Czym jest Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH)?

Publiczna Usługa Hybrydowa to mechanizm, który automatycznie zamienia dokument elektroniczny wysłany przez nadawcę (np. urząd) na przesyłkę fizyczną, jeśli adresat nie ma aktywnego adresu do e-Doręczeń i odwrotnie, przesyłkę papierową na cyfrową po stronie odbioru. Nowy projekt nowelizacji zakłada, że od 1 stycznia 2028 r. korzystanie z PUH stanie się dla jednostek samorządu terytorialnego obowiązkowe, a samorządy będą musiały zintegrować swoje systemy z usługami e-Doręczeń, co ma ograniczyć papierowy obieg dokumentów i ujednolicić sposób doręczania korespondencji niezależnie od tego, czy adresat ma już własny adres elektroniczny.

4. Co zniknie, a co zostanie po 2028 roku

Zniknie:

• Możliwość prowadzenia korespondencji między podmiotami publicznymi za pośrednictwem ePUAP
• Fikcja doręczenia oparta na skrzynce ePUAP w relacjach z podmiotami niepublicznymi (to już się stało od 1 stycznia 2026 r.)
• Traktowanie ePUAP jako podstawowego, „zapasowego” kanału komunikacji urzędowej

Zostanie / się pojawi (wg aktualnej wersji projektu):

• Zgromadzona historycznie na kontach ePUAP korespondencja pozostanie dostępna dla posiadacza konta
• Obowiązek integracji własnych systemów doręczeniowych jednostek z usługami e-Doręczeń
• Obowiązek podawania numeru PESEL w pierwszym piśmie do urzędu ma to ułatwić identyfikację stron postępowania (rozwiązanie utrzymane w projekcie z czerwca/lipca 2026 r.)

5. Etapy przygotowania jednostki do końca ePUA

1

Audyt obecnego wykorzystania ePUAP w jednostce

Sprawdź, które procesy, komórki organizacyjne i rodzaje spraw nadal opierają się na komunikacji przez ePUAP, zarówno w relacjach z innymi podmiotami publicznymi, jak i z obywatelami/firmami. To podstawa do oszacowania skali zmian.

2

Weryfikacja i pełna integracja z e-Doręczeniami

Upewnij się, że adres do e-Doręczeń jest aktywny, poprawnie skonfigurowany i jeśli jednostka korzysta z systemu EZD, zintegrowany z nim przez odpowiednie API, tak aby korespondencja elektroniczna trafiała bezpośrednio do rejestru spraw bez ręcznego przepisywania.

3

Aktualizacja procedur wewnętrznych i szkolenie pracowników

Instrukcja kancelaryjna i wewnętrzne procedury obiegu korespondencji powinny jasno wskazywać, że ePUAP przestaje być kanałem docelowym. Pracownicy sekretariatu i kancelarii muszą wiedzieć, jak rozpoznać i obsłużyć Publiczną Usługę Hybrydową, zanim stanie się ona obowiązkowa.

4

Monitorowanie dalszych prac legislacyjnych

Ponieważ projekt wciąż jest procedowany, warto wyznaczyć w jednostce osobę odpowiedzialną za śledzenie kolejnych wersji ustawy, tak aby procedury wewnętrzne można było na bieżąco korygować, zamiast wprowadzać jednorazową, dużą zmianę tuż przed terminem.

Prowadzimy szkolenia z obsługi e-Doręczeń i aktualnych zmian w komunikacji elektronicznej urzędu

dla pracowników sekretariatów, kancelarii i koordynatorów czynności kancelaryjnych z uwzględnieniem najnowszych zmian w projekcie ustawy.

Lista szkoleń EZD i e-Doręczeń

6. Najczęstsze błędy i ryzyka

Traktowanie 2028 roku jako odległej przyszłości

Jednostki, które odkładają przygotowania „bo termin jeszcze daleko”, zwykle zaczynają działać dopiero pod presją czasu, gdy zmiana jest już nieuchronna, a integracja systemów i przeszkolenie pracowników wymagają miesięcy, nie tygodni.

Zacznij od audytu wykorzystania ePUAP już teraz, to kilka godzin pracy, które pozwalają realistycznie zaplanować harmonogram wewnętrzny na najbliższe półtora roku.

Ignorowanie zmian w kolejnych wersjach projektu

Projekt ustawy zmienia się między kolejnymi wersjami, część pierwotnych propozycji (np. dotyczących przedsiębiorców) już wycofano. Jednostka, która oprze procedury wewnętrzne na nieaktualnej wersji projektu, będzie musiała je poprawiać dwukrotnie.

FAQ

najczęściej zadawane pytania

Od kiedy dokładnie ePUAP przestanie działać?

Według aktualnej (lipiec 2026) wersji projektu nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, od 1 stycznia 2028 r. jednostki samorządu terytorialnego stracą możliwość prowadzenia korespondencji z innymi podmiotami publicznymi przez ePUAP. To wciąż projekt w toku prac legislacyjnych, więc ostateczna data może ulec zmianie do czasu uchwalenia ustawy.

Czy to oznacza, że konto ePUAP zniknie całkowicie?

Nie ma takiej zapowiedzi w odniesieniu do samego konta czy historycznie zgromadzonej na nim korespondencji — ta ma pozostać dostępna dla posiadacza konta. Zmiana dotyczy możliwości prowadzenia nowej korespondencji między podmiotami publicznymi tym kanałem.

Czym różni się Publiczna Usługa Hybrydowa od zwykłych e-Doręczeń?

E-Doręczenia to elektroniczny kanał komunikacji wymagający aktywnego adresu po obu stronach. Publiczna Usługa Hybrydowa jest mechanizmem pośrednim, automatycznie zamienia przesyłkę elektroniczną na papierową (lub odwrotnie), gdy jedna ze stron nie korzysta jeszcze z własnego adresu do e-Doręczeń.

Czy zmiany dotyczą też przedsiębiorców i osób wykonujących zawody zaufania publicznego?

W najnowszej wersji projektu ministerstwo wycofało się z pomysłu nałożenia obowiązku korzystania z e-Doręczeń na przedsiębiorców oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego (adwokatów, radców prawnych, notariuszy) w kontaktach z administracją. Zmiany opisane w tym artykule dotyczą przede wszystkim komunikacji między podmiotami publicznymi.

Co powinna zrobić jednostka już teraz, skoro termin to dopiero 2028 rok?

Warto zacząć od audytu bieżącego wykorzystania ePUAP, weryfikacji integracji z e-Doręczeniami oraz aktualizacji procedur wewnętrznych, te działania wymagają czasu i lepiej rozłożyć je na najbliższe miesiące niż wdrażać pod presją tuż przed terminem granicznym.

8. Szkolenia z e-Doręczeń i ePUAP – nasza oferta

Omawiamy na bieżąco zmiany w przepisach o doręczeniach elektronicznych i pomagamy jednostkom przygotować się do końca ePUAP, zanim stanie się to obowiązkiem pod presją czasu.