Zamówienia publiczne do 170 000 zł – kiedy nie stosuje się Pzp?

1. Czym są zamówienia podprogowe i skąd wynika wyłączenie Pzp?

Ustawa Prawo zamówień publicznych (Pzp) nakłada na zamawiających szereg obowiązków ogłoszenie postępowania, specyfikacja warunków zamówienia, terminy składania ofert, wybór najkorzystniejszej oferty w sformalizowanym trybie. Procedury te są jednak czasochłonne i kosztowne organizacyjnie, dlatego ustawodawca wyłączył z ich zastosowania zamówienia o niskiej wartości.

Podstawę wyłączenia stanowi art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, który wskazuje, że przepisów ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość jest niższa niż tzw. próg bagatelności. To nie znaczy jednak, że zamawiający może wydać środki publiczne bez żadnych zasad wyłączenie Pzp nie oznacza wyłączenia obowiązku racjonalnego, przejrzystego i celowego wydatkowania środków publicznych, który wynika z ustawy o finansach publicznych.

2. Zmiana progu, 130 000 zł vs 170 000 zł od 2026 roku

Przez kilka lat graniczną kwotą był próg 130 000 zł netto, zamówienia o wartości równej lub wyższej obligowały zamawiającego do pełnej procedury Pzp. Od 1 stycznia 2026 roku ta granica przesunęła się w górę.

Zmiana wynika z ustawy z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1173). Nowe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2026 roku i od tej daty zamówienia o wartości poniżej 170 000 zł netto mogą być udzielane poza formalnym reżimem Pzp.

Co to oznacza dla jednostek, które miały regulaminy dostosowane do progu 130 000 zł? Konieczna jest ich aktualizacja zarówno w zakresie kwot, jak i ewentualnych zasad wewnętrznych, które odnosiły się wprost do tej wartości.

3. Co oznacza wyłączenie Pzp, jakie obowiązki nadal obowiązują?

Wyłączenie stosowania ustawy Pzp często bywa mylnie interpretowane jako pełna swoboda zamawiającego. W rzeczywistości zamawiający nadal jest związany szeregiem obowiązków, które wynikają z innych przepisów lub z wewnętrznych regulacji jednostki.

Obowiązki, które nadal obowiązują przy zamówieniach podprogowych:

• Zasada celowości i oszczędności wydatków – wynikająca z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Każde wydatkowanie środków publicznych musi być uzasadnione i racjonalne, niezależnie od wartości zamówienia.
• Stosowanie regulaminu wewnętrznego – jednostka powinna mieć własne zasady udzielania zamówień poniżej progu i musi ich przestrzegać. Kontrole RIO i NIK sprawdzają zgodność wydatków z regulaminem.
• Szacowanie wartości zamówienia – zamawiający musi prawidłowo ustalić wartość zamówienia, żeby wiedzieć, czy mieści się poniżej progu. Niedoszacowanie może być uznane za działanie zmierzające do obejścia ustawy.
• Zakaz dzielenia zamówień – sztuczne dzielenie zamówień w celu obniżenia wartości poniżej progu jest naruszeniem prawa i może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną kierownika jednostki.
• Sprawozdawczość – zamówienia podprogowe muszą być uwzględnione w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, składanym do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
• Centralny Rejestr Umów – od 1 lipca 2026 roku umowy zawarte przez jednostki sektora finansów publicznych, w tym zamówienia podprogowe spełniające kryterium publicznego charakteru informacji, mogą podlegać wpisowi do CRU.

4. Jak prawidłowo przeprowadzić zamówienie podprogowe?

Brak obowiązku stosowania Pzp nie zwalnia z obowiązku działania w sposób przejrzysty i konkurencyjny. Dobre praktyki w tym zakresie, wynikające zarówno z przepisów, jak i z zaleceń organów kontrolnych, można ująć w kilku krokach.

1

Prawidłowo oszacuj wartość zamówienia

Wartość szacunkowa musi być ustalona z należytą starannością, na podstawie aktualnych cen rynkowych, przed wszczęciem postępowania. Do wartości nie wlicza się VAT. Pamiętaj o zasadzie sumowania dostawy lub usługi tego samego rodzaju nabywane w ciągu roku mogą wymagać zsumowania i porównania z progiem łącznie, a nie oddzielnie.

2

Sprawdź regulamin wewnętrzny jednostki

Przed udzieleniem zamówienia zapoznaj się z obowiązującym regulaminem zamówień podprogowych. Sprawdź, czy po 1 stycznia 2026 roku regulamin został zaktualizowany pod kątem nowego progu 170 000 zł. Działaj zgodnie z procedurą wskazaną w regulaminie nawet jeśli nie jest ona wymagana przez Pzp, jej naruszenie może być podstawą zarzutów podczas kontroli.

3

Przeprowadź rozeznanie rynku

Rozeznanie rynku polega na zebraniu informacji o dostępnych na rynku wykonawcach i cenach danego świadczenia. Może przybrać formę zapytania ofertowego wysłanego do kilku potencjalnych wykonawców, porównania cen ze stron internetowych, telefonicznego zasięgnięcia informacji lub innej udokumentowanej czynności. Wynik rozeznania należy zachować jako dokumentację zamówienia.

4

Wybierz wykonawcę i udokumentuj wybór

Wybór wykonawcy powinien być poprzedzony porównaniem co najmniej kilku ofert lub cen, chyba że regulamin jednostki lub specyfika zamówienia uzasadnia inny tryb. Kryterium wyboru musi być jasne i dokumentowane. Przyjęcie oferty droższej lub od podmiotu bez porównania z rynkiem wymaga uzasadnienia.

5

Zawrzyj umowę i zadbaj o dokumentację

Przy zamówieniach podprogowych forma umowy zależy od wartości i rodzaju zamówienia, regulamin może wymagać formy pisemnej powyżej określonej kwoty. Umowę należy zachować jako dokumentację zamówienia. Od 1 lipca 2026 roku część umów podprogowych może podlegać wpisowi do Centralnego Rejestru Umów, sprawdź, czy to dotyczy Twojej jednostki.

5. Najczęstsze błędy przy zamówieniach poniżej progu

Błąd 1: Sztuczne dzielenie zamówień

Zamawiający dzieli jedno większe zamówienie na kilka mniejszych, żeby każde z nich mieściło się poniżej progu. To naruszenie przepisów o sumowaniu zamówień i jeden z najczęstszych zarzutów organów kontrolnych. Konsekwencje mogą być poważne, naruszenie dyscypliny finansów publicznych i odpowiedzialność kierownika jednostki.

Błąd 2: Brak lub nieaktualny regulamin zamówień podprogowych

Jednostka nie posiada żadnego regulaminu zamówień poniżej progu albo regulamin nie był aktualizowany od lat i nadal wskazuje próg 130 000 zł zamiast 170 000 zł. Kontrole RIO i NIK sprawdzają nie tylko to, czy zamówienie zostało przeprowadzone, lecz czy zostało przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami.

Błąd 3: Błędne szacowanie wartości zamówienia

Zamawiający opiera szacunek na wartości z poprzedniego roku bez uwzględnienia aktualnych cen rynkowych, albo pomija VAT, albo nie sumuje zamówień tego samego rodzaju. Niedoszacowanie wartości może skutkować niezastosowaniem Pzp, gdy było to obowiązkowe.

Błąd 4: Brak dokumentacji rozeznania rynku

Zamawiający wybiera wykonawcę bez żadnej dokumentacji procesu — bez zapytania ofertowego, bez porównania cen, bez notatki. Podczas kontroli nie jest w stanie wykazać, że wybór był dokonany w sposób celowy i oszczędny.

Błąd 5: Udzielenie zamówienia bez sprawdzenia planu postępowań

Ustawa Pzp nakłada na zamawiających obowiązek publikowania planu postępowań o udzielenie zamówień na dany rok. Zamówienia podprogowe powinny być uwzględnione w planowaniu zakupów ich brak w planie, przy jednoczesnym cyklicznym udzielaniu takich zamówień, może być podstawą zarzutu naruszenia zasad planowania wydatków.

6. Regulamin zamówień podprogowych – co musi zawierać?

Regulamin zamówień poniżej progu Pzp to wewnętrzny akt prawny jednostki, który zastępuje procedury ustawowe dla zamówień o niższej wartości. Dobry regulamin powinien być prosty, czytelny i realnie stosowany, nie zaś rozbudowany zbiór zasad, który w praktyce jest ignorowany.

Kluczowe elementy regulaminu zamówień podprogowych to:

• Zakres podmiotowy i przedmiotowy regulaminu, kogo i jakich zamówień dotyczy
• Sposób szacowania wartości zamówienia i zasady sumowania
• Progi wewnętrzne np. inne zasady dla zamówień do 10 000 zł, inne dla 10 000-50 000 zł, inne dla 50 000-170 000 zł
• Zasady rozeznania rynku, minimalna liczba ofert, dopuszczalne formy pozyskania cen
• Sposób wyboru wykonawcy i kryteria oceny ofert
• Wymogi dotyczące formy umowy i dokumentacji
• Osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy
• Zasady prowadzenia i archiwizacji dokumentacji zamówień

Prowadzimy szkolenia z zakresu prawa zamówień publicznych

w tym szkolenia praktyczne poświęcone zamówieniom podprogowym, rozeznaniu rynku i przygotowaniu regulaminów wewnętrznych zgodnych z aktualnym stanem prawnym, w tym ze zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 roku.

Zobacz nasze szkolenia

7. FAQ – najczęściej zadawane pytania

FAQ

Czy od 2026 roku próg Pzp wynosi 130 000 zł czy 170 000 zł?

Od 1 stycznia 2026 roku próg wynosi 170 000 zł netto. Zmiana wynika z ustawy z dnia 25 lipca 2025 roku o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 1173). Do 31 grudnia 2025 roku obowiązywał próg 130 000 zł. Wiele materiałów szkoleniowych i wyszukiwań nadal posługuje się starą kwotą, warto sprawdzić, czy szkolenie lub materiał, z którego korzystasz, uwzględnia aktualny stan prawny.

Czy zamówienie poniżej progu musi być ogłaszane publicznie?

Co do zasady, nie. Zamówienia podprogowe nie wymagają ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ani na platformie e-Zamówienia. Regulamin wewnętrzny jednostki może jednak przewidywać własne zasady publikacji zapytań ofertowych, warto je sprawdzić.

Co to jest rozeznanie rynku i kiedy jest wymagane?

Rozeznanie rynku to pozyskanie informacji o dostępnych na rynku wykonawcach i cenach danego świadczenia przed udzieleniem zamówienia. Jego przeprowadzenie nie wynika wprost z Pzp dla zamówień podprogowych, lecz jest wymagane przez większość regulaminów wewnętrznych i stanowi podstawę wykazania, że wydatek był racjonalny. Organy kontrolne (RIO, NIK) traktują brak rozeznania rynku jako nieprawidłowość przy wydatkowaniu środków publicznych.

Czy zamówienia podprogowe muszą trafić do Centralnego Rejestru Umów?

Od 1 lipca 2026 roku jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek prowadzenia Centralnego Rejestru Umów (CRU). Kryterium wpisu jest publiczny charakter informacji o umowie, a nie wyłącznie jej wartość. Część zamówień podprogowych, jeśli podlegałaby udostępnieniu w trybie dostępu do informacji publicznej, może wymagać wpisu do CRU. Dokładny zakres wyłączeń wynika z przepisów i regulacji wewnętrznych.

8. Szkolenia z zamówień publicznych – nasza oferta

W ramach kategorii Prawo i zamówienia publiczne prowadzimy szkolenia praktyczne skierowane do pracowników jednostek publicznych odpowiedzialnych za organizowanie i realizację zamówień. Szkolenia uwzględniają zmiany przepisów obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku, w tym podwyższenie progu Pzp do 170 000 zł i nowe obowiązki związane z Centralnym Rejestrem Umów.

Lista naszych szkoleń z zamówień publicznych

Zobacz nasze szkolenia