Termin szkolenia:

23 maja 2022r. Szkolenie on-line! Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
6 czerwca 2022r. Szkolenie on-line! Trwa rekrutacja! Termin potwierdzony!
23 czerwca 2022r. Szkolenie on-line!
15 lipca 2022r. Szkolenie on-line!
12 sierpnia 2022r. Szkolenie on-line!
12 września 2022r. Szkolenie on-line!
30 września 2022r. Szkolenie on-line!

9 czerwca 2022r. Rzeszów Trwa rekrutacja!
22 czerwca 2022r. Gdańsk Trwa rekrutacja!
23 sierpnia 2022r. Kraków Trwa rekrutacja!
12 września 2022r. Wrocław Trwa rekrutacja!
16 września 2022r. Katowice Trwa rekrutacja!
23 września 2022r. Warszawa Trwa rekrutacja!

Czas trwania szkolenia: 1 dzień, godz.9-14.00

Zakres tematyczny: Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z dokumentacją w systemie EZD według aktualnych przepisów prawnych.

Cel szkolenia: Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.

Adresaci szkolenia: Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

Program szkolenia:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie

1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie

II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji

1. Wymagania techniczne
Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
Internet
Skanery
Serwerownia
Sprzęt peryferyjny
2. Wymagania organizacyjne
Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
Zarządzanie zmianą

3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi

III. Etapy wdrożenia systemu EZD

1. I etap
2. II etap
3. III etap
4. IV etap
5. Działania dostosowawcze
6. Modyfikacje

IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
3. Interoperacyjność znaku sprawy
4. Akta sprawy w EZD
5. Metryka sprawy w EZD

V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1. Zadania punktów kancelaryjnych:
otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
wprowadzanie metadanych
tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
prowadzenie składu informatycznych nośników danych
wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
dekretacja pisma – wyjątki
rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
dekretacja zastępcza
akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
podpisanie pisma podpisem elektronicznym
podpisanie pisma podpisem odręcznym

3. Zadania prowadzących sprawy:
zakładanie spraw
uzupełnianie metadanych
dekretacja zastępcza
prowadzenie kompletnych akt sprawy
prowadzenie metryk spraw
sporządzanie projektów pism
dokonywanie akceptacji
4. Korespondencja wewnętrzna w EZD
5. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
6. Liczba, rodzaje i organizacja składów
7. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
8. Obsługa składów w systemie EZD
9. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
10. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VI. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD

1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD

Koszt szkolenia stacjonarnego: 350pln netto/os.+ 23% VAT
Koszt szkolenia on-line: 290pln netto/os.+ 23% VAT

Rabat: 10% przy zgłoszeniu 2-3 osób!

 zw. z VAT dla opłacających szkolenie w 70% lub całości ze środków publicznych
(wymagane wypełnienie oświadczenia będącego złącznikiem do zgłoszenia na kurs)

W przypadku jednostek budżetowych istnieje możliwość wystawienia faktury z terminem płatności po odbyciu szkolenia.

Cena szkolenia  obejmuje:

Trenera eksperta w temacie szkolenia
Wsparcie po szkoleniowe Trenera
Certyfikat ukończenia szkolenia
Kompleksowe materiały szkoleniowe w formie elektronicznej oraz w formie papierowej
Lunch oraz przerwę kawową
Grupy 5- 12 osobowe, dające gwarancję przećwiczenia wszelkich elementów szkolenia oraz warunki sprzyjające łatwej wymianie informacji, konsultacji i integracji.
Dostęp do systemu ClicMeeting służącemu przeprowadzenia szkolenia w formule on-line.

Szkolenie Obieg i archiwizacja dokumentów w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją organizujemy również w formie zamkniętej.

Wszystkie  nasze  szkolenia  otwarte  możemy  również  przeprowadzić dla  Państwa  w  formule  on-line  wewnątrzfirmowej.

ZAPISZ SIĘ NA SZKOLENIE ONLINE!