Program szkolenia ( nowy ulepszony o nowe moduły program szkolenia):

1. Wprowadzenie do problematyki – archiwum zakładowe/składnica akt i obowiązki archiwisty.

– Archiwum zakładowe: najważniejsze definicje. Zadania archiwum zakładowego.

– Archiwista zakładowy i jego rola w jednostce organizacyjnej. Wykształcenie archiwisty. Rekomendowana literatura.

– Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Normatywy kancelaryjno-archiwalne – instrukcja kancelaryjna, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego i składnicy akt, jednolity rzeczowy wykaz akt.

– Teczka jako forma grupowania i łączenia pism. Akta spraw, akta nie tworzące akt spraw,  teczki zbiorcze.

2. Dane osobowe – wprowadzenie do problematyki.

– Podstawa prawna.

– Najważniejsze definicje. Zasady przetwarzania danych osobowych: zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, celowości, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności oraz rozliczalności.

– Administrator danych i podmiot przetwarzający. Obowiązki administratora. Archiwum zakładowe jako obszar przetwarzania danych osobowych. 

3. Ustawa Archiwalna i RODO a przetwarzanie danych osobowych w Archiwum Zakładowym/Składnicy akt

– Korzystanie z materiałów archiwalnych – dane pobierane od użytkownika.

– Sprostowanie i uzupełnienie danych osobowych a materiały archiwalne.

– Prawo do ograniczenia przetwarzania a materiały archiwalne.

– Prawo dostępu do danych osoby, której dane dotyczą a praktyka archiwalna.

– Prawo do zapomnienia osoby, której dane dotyczą a praktyka archiwalna.

– Okres przetwarzania danych osobowych zawartych w aktach stanowiących zasób archiwów zakładowych i składnic akt – analiza problemu.. Zasada celowości oraz dalsze przetwarzania do celów archiwalnych w interesie publicznym.

– Anonimizacja, pseudonimizacja, umowa wyłączająca dalsze przetwarzanie a archiwum zakładowe – środki zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane są przetwarzane. Zastosowania ww. technik zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą w praktyce.

4. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

 – Wprowadzenie do problematyki. Podstawowe definicje. Akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją pracowniczą. Zasady prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

–  Dokumentacja osobowa osób zatrudnionych.

– Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

– Prawidłowa opieka nad dokumentacją prowadzoną w formie tradycyjnej i elektronicznej.

– Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

5. Archiwum zakładowe/ składnica akt zgodna z RODO – podsumowanie.

– Współpraca Archiwisty z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.

– Zaprojektowanie procesu bezpiecznego przetwarzania danych na etapie udostępniania i wypożyczania akt. Postępowanie w przypadku uszkodzenia lub zagubienia udostępnionej dokumentacji. Wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego.

– Bezpieczeństwo magazynu archiwalnego i biura archiwisty. Propozycje technicznych i organizacyjnych zabezpieczeń. Potencjalne błędy, których należy się wystrzegać.

– Bezpieczne brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Omówienie współpracy z firmami zewnętrznymi. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

– Bezpieczeństwo dokumentacji i pracownika archiwum.  Dobre praktyki i postępowanie, którego należy się wystrzegać. Odzież ochronna.

6. Dyskusja